§1
Wydarzeniem kulturalnym lub sportowym nazywamy zdarzenie zorganizowane przez grupę członków UTW w celu jego realizacji
§2
Wydarzenia dzielimy ;
1.własne – wszystkie elementy wydarzenia są ustalane, realizowane i nadzorowane przez członków UTW.
Organizowane imprezy własne do których jest dofinansowanie z dotacji z UM lub składek członkowskich są przeznaczone dla członków SUTW lub na zasadach ustalonych przez Zarząd i podanych każdorazowo w ogłoszeniu.
2.współorganizowane – głównym organizatorem jest podmiot zewnętrzny ( np. biuro podróży ), ponoszący odpowiedzialność za wszystkie elementy wydarzenia. Rolą UTW jest wówczas działanie wspierające, mające na celu przeprowadzenie wydarzenia w sposób sprawny i jak najmniej obciążający członków UTW
§3
Termin wydarzenia kulturalnego lub sportowego winien być ogłoszony co najmniej 30 dni przed jego datą. Ogłoszenie to winno zostać umieszczone na stronie UTW i winno zawierać następujące elementy :
- Temat i rodzaj wydarzenia
- określenie terminu i planu wydarzenia : datę, godzinę i miejsce zbiórki oraz sposobu transportu
- koszty imprezy, sposobu jej finansowania, daty i miejsce zapisów i dokonywania wpłat . W kosztach winny być określone ceny biletów, przejazdu ubezpieczenia , przewodnika
- dane organizatorów i sposób kontaktów z nimi
- inne, niezbędne informacje do prawidłowego przeprowadzenia wydarzenia
- Ubezpieczenie na czas wydarzenia kulturalnego ( wycieczki, wyjazdy integracyjne ) leży po stronie uczestnika imprezy, wyjazdu.
§4
Za organizowanie imprez i wyjazdów edukacyjno -integracyjnych w SUTW są odpowiedzialne 2 osoby z Zarządu. Osoby te zajmują się organizacją i rozliczaniem imprez.
W przypadku imprez własnych Zarząd może wyznaczyć członków SUTW do zorganizowania imprezy i jej rozliczenia.
Nazwiska i imiona oraz kontakt do organizatorów będzie podan y na ogłoszeniu każdej imprezy
§ 5
Do obowiązków zespołu organizacyjnego wydarzenia należy :
- ogłoszenie wydarzenia w sposób określony w § 3 regulaminu
- udzielenie kompleksowej informacji wszystkim zainteresowanym
- współpraca ze skarbnikiem i kasjerem w czasie dokonywania wpłat na wydarzenie przez zainteresowanych członków
- dołożenie należytej staranności w czasie realizacji wydarzenia
- dokonanie rozliczenia wydarzenia z zachowaniem wytycznych założonych w budżecie
- wypełnienie karty wydarzenia w terminie 10 dni od jego zakończenia
§ 6.
Zgłoszenia na wszystkie wyjazdy są przyjmowane osobiście w biurze UTW wraz z wpłatami wg kolejności zapisu , w wyjątkowych sytuacjach telefonicznie, jedna osoba może zapisać siebie i ewentualnie jeszcze jedną osobę.
Na podstawie tej listy jest sporządzana lista miejsc w autokarze na czas podróży.
W przypadku dużej ilości chętnych na wyjazd edukacyjno-integracyjny stosowane będzie kryterium aktywności członków na rzecz SUTW: jak uczestnictwo w wykładach i zajęciach obowiązkowych , praca wolontariacka na rzecz SUTW tj . praca jako lider , autor koordynator projektu itp
§ 7.
Rezygnacja z udziału w wydarzeniu własnym odbywa się za osobistym porozumieniem z organizatorem, w szczególności dotyczy to możliwości zwrotu całości lub części kosztów. Osoba rezygnująca winna znaleźć zastępstwo na zwolnione miejsce.
§ 8
W przypadku braku zastępstwa w terminie 2 tygodni przed rozpoczęciem wydarzenia nie ma możliwości zwrotu żadnej części wpłaconej kwoty .
§ 9
Odstępstwo od zasady określonej w §7 ma miejsce jedynie w sytuacjach nadzwyczajnych, niezależnych od rezygnującego
§ 10
Rezygnacja z wydarzenia współorganizowanego z innym podmiotem odbywa się na zasadach określonych przez ten podmiot.
Przedstawiciele UTW nie będą uczestniczyć ani pośredniczyć w tych negocjacjach.
§ 11
Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia.
Uchwała nr 08/03/2025
Zarządu Stowarzyszenia Uniwersytetu Trzeciego Wieku w Nowym Targu z dnia 18.03.2025
W sprawie: Zmian do Regulaminu Imprez:
§ 1.
1. Wprowadzić zmiany do Regulaminu Imprez.
2. Uchwałę przyjęto jednogłośnie
§ 2.
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia
Załączniki:
1. Regulaminu
Sekretarz i członkowie Zarządu
Prezes
Podpisy do wglądu w biurze UTW.